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Qui est concerné, qui ne l'est pas
L'obligation, en vigueur depuis 2018, s'applique cumulativement à trois conditions : être assujetti à la TVA, utiliser un logiciel de caisse, de comptabilité ou de gestion enregistrant des règlements, et réaliser des opérations avec des clients particuliers.
Traduction pour le bâtiment : l'artisan qui pose des cuisines chez des particuliers et enregistre leurs règlements est concerné. Celui qui travaille exclusivement en sous-traitance pour des entreprises ne l'est pas au titre de ce texte, pas plus que celui qui bénéficie d'une exonération de TVA.
Les quatre conditions du logiciel
- Inaltérabilité : les données enregistrées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées silencieusement. Une correction doit laisser une trace, sous forme d'opération de correction et non d'effacement.
- Sécurisation : les données doivent être protégées de façon à pouvoir être restituées telles quelles à l'administration.
- Conservation : les données doivent être conservées avec des clôtures périodiques - journalières, mensuelles et annuelles.
- Archivage : les données doivent être figées et historisées pour rester consultables lors d'un contrôle.
Ces exigences expliquent une chose qui agace souvent les utilisateurs : un logiciel conforme ne laisse pas supprimer une facture émise. Il impose d'établir un avoir. Ce n'est pas une rigidité gratuite, c'est la condition de l'inaltérabilité.
L'attestation, et ce qu'elle coûte quand elle manque
La conformité se prouve par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur du logiciel, ou par un certificat délivré par un organisme accrédité. En cas de contrôle, ce document doit être produit dans un délai court.
Son absence expose à une amende de 7 500 € par logiciel non attesté, avec l'obligation de se mettre en conformité dans les soixante jours - faute de quoi l'amende peut être appliquée à nouveau. La production d'une fausse attestation relève, elle, du pénal.
L'autre réforme : la facturation électronique · Excel ou logiciel métier : ce que ça change
Questions fréquentes
Un logiciel de facturation est-il obligatoire pour un artisan ?
Aucun texte n'impose d'utiliser un logiciel plutôt qu'un autre support. En revanche, si vous êtes assujetti à la TVA et que vous enregistrez les règlements de clients particuliers, le logiciel que vous utilisez doit satisfaire aux conditions de la loi anti-fraude - ce qu'un tableur ne fait pas.
Un artisan en franchise en base de TVA est-il concerné ?
Non, l'obligation vise les entreprises assujetties et redevables de la TVA. Une entreprise bénéficiant d'une exonération sort du champ de ce texte, ce qui ne la dispense pas des autres obligations, notamment celles liées à la facturation électronique.
Où trouver l'attestation de conformité de mon logiciel ?
Elle est délivrée par l'éditeur, généralement téléchargeable depuis votre espace client ou disponible sur simple demande auprès du support. Conservez-la avec vos pièces comptables : elle doit pouvoir être produite rapidement en cas de contrôle.