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Pourquoi ces mentions arrivent
Une facture structurée est lue par une machine. Or une machine ne devine pas. Là où un comptable comprenait qu'une facture adressée au siège social concernait en réalité un chantier à trois cents kilomètres, un fichier XML a besoin que l'information soit portée dans un champ dédié.
Les quatre nouvelles mentions viennent combler ces trous d'interprétation. Elles ne changent rien à la nature de votre activité, mais elles vous obligent à formaliser des informations que vous aviez jusque-là en tête.
Les quatre mentions en détail
Le numéro SIREN du client
Vous indiquez déjà votre SIREN. Il faudra également celui de votre client lorsque c'est un professionnel. C'est ce numéro qui permet à la plateforme de router la facture vers le bon destinataire via l'annuaire. Un SIREN erroné, c'est une facture qui n'arrive pas.
L'adresse de livraison des biens
Lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation, elle doit figurer explicitement. Pour un artisan qui travaille en sous-traitance ou pour des syndics, des agences immobilières ou des bailleurs, c'est la règle plutôt que l'exception.
La catégorie de l'opération
Livraison de biens, prestation de services, ou opération mixte. Un devis de chauffagiste qui comprend la fourniture d'une pompe à chaleur et sa pose relève du mixte. Cette information conditionne le traitement de la TVA, notamment l'exigibilité.
L'option pour le paiement de la TVA sur les débits
Si vous avez opté pour ce régime - la TVA devient exigible à la facturation et non à l'encaissement - la mention doit apparaître. Beaucoup d'artisans ne savent pas s'ils sont concernés : la réponse est dans vos statuts fiscaux, votre comptable la donne en une minute.
Le chantier caché : votre fichier clients
L'ordre de priorité est simple : commencez par vos clients professionnels récurrents, ceux qui représentent l'essentiel de votre volume. Dix fiches complétées couvrent souvent 80 % de vos factures B2B. Les clients occasionnels peuvent être traités au fil de l'eau, au moment du devis.
- Lister vos clients professionnels des douze derniers mois.
- Récupérer leur SIREN - il figure sur leurs propres factures, ou se retrouve gratuitement à partir de leur raison sociale.
- Ajouter, pour chacun, l'adresse de chantier habituelle si elle diffère du siège.
- Prendre l'habitude de demander ces informations à la création d'un nouveau client, au moment du devis.
Les mentions obligatoires du devis, à ne pas confondre avec celles de la facture
Questions fréquentes
Ces mentions sont-elles obligatoires sur les devis aussi ?
Non, elles s'ajoutent aux mentions obligatoires des factures. Le devis a sa propre liste de mentions, définie par le Code de la consommation. Rien n'empêche toutefois de collecter ces informations dès le devis : c'est le moment le plus naturel pour les demander au client.
Que faire si mon client professionnel ne me donne pas son SIREN ?
Le SIREN d'une entreprise est une information publique, consultable gratuitement à partir de sa raison sociale. Vous n'êtes donc jamais bloqué. Demander directement reste plus rapide et évite les erreurs d'homonymie entre établissements.
Comment savoir si j'ai opté pour la TVA sur les débits ?
Cette option résulte d'une démarche explicite auprès de l'administration fiscale, généralement faite lors de la création de l'entreprise ou sur conseil du comptable. Si vous n'avez pas le souvenir de l'avoir demandée, votre expert-comptable ou votre espace professionnel sur impots.gouv.fr vous le confirmera.